De tijd dringt.

Maar, je hebt nog antwoorden nodig van je collega op een paar belangrijke vragen voordat je verder kunt. Of je wacht op een akkoord van je projectleider. Of je opdrachtgever moet bepaalde documentatie aanleveren. Snel stuur je daarom een mailtje en begint Het-Grote-Wachten. De bal ligt nu bij de ander… maar de tijd tikt door.

Gelukkig kun jij zelf jouw e-mails effectiever te maken. Met de volgende schrijftips krijg je sneller antwoord op je e-mail en kun jij weer verder

Doen? Bepaal vooraf wat je concreet met jouw e-mail verwacht van je lezer(s). Jouw mail is een middel om een doel te bereiken. Dus: wat wil je dat jouw lezer DOET na het lezen van je mail?

Maak overigens een actie die het liefst in maximaal twee tot drie minuten te doen is. De kans dat iemand dit direct afhandelt is dan aanzienlijk groter dan wanneer je verzoek bijvoorbeeld meer tien minuten in beslag neemt. Verwacht je toch dat de afhandeling langer duurt? Bel dan degene om jouw e-mail aan te kondigen en te overleggen wanneer dat het best uitkomt.

Deadline Bepaal een concrete deadline voor de actie die je van je lezer(s) vraagt en verwerk deze in je mailtekst.

Inleiding Benut de inleiding om direct duidelijk te maken wat je van de lezer verwacht. Zo zorg je dat jouw lezer na de eerste zin(nen) weet wat hij of zij moet doen en met díe wetenschap verder leest.

Gebruik deze ezelsbrug voor de inleiding: A² (=Aanleiding x Aankondiging). Dus:

• Wat is de aanleiding van jouw e-mail? 
• Wat komt er in de mail aan de orde? 

Consequenties? Bedenk wat de consequenties zijn van de gevraagde actie(s) en maak dit in je mailtekst expliciet. Wat is het resultaat als de lezer de mail vlot beantwoordt? Wat is het risico als de lezer dit niet doet? Het mooist is natuurlijk dat dit gevolgen zijn waar de lezer ook belang bij heeft.

Bezwaren met begrip Leef je in in eventuele bezwaren van de lezer. Heeft Paul het druk? Is Marjan de hele dag onderweg? Is Ria veel in overleg? Leef mee en laat in je mailtekst merken dat je je dit beseft.

Kort Houd je mailtekst kort. Anders haakt jouw lezer af of verdwaalt hij of zij in je tekst. Zeker omdat mails vaak op een mobiele telefoon worden gelezen en afgehandeld. Stap dus niet in de valkuil dat je denkt duidelijker te zijn door méér uit te leggen.

Markeer Geef jouw verzoek of vraag een kleur of markering. Zo valt de belangrijkste boodschap goed op in je totale mailtekst. 

Orden Zet qua tekst bij elkaar wat bij elkaar hoort. Maak hier alinea’s van die maximaal zeven regels heeft, met witregels ertussen. Zet er het liefst ook kopjes boven. Maak bovendien je zinnen niet langer dan zo’n twaalf woorden. Zo maak je je tekst toegankelijk: één die uitnodigt om te lezen in plaats van een lang tekstblok van beton.

Een voorbeeldtekst met bovenstaande tips is bijvoorbeeld

Hai Hans,

Volgende week vindt die bijeenkomst plaats voor de collega’s van Bedrijfsvoering. Ik heb nog drie vragen om het programma helemaal rond te maken.

• Hoeveel minuten zal ik voor de eerste spreker inruimen?
• Wie begeleidt de discussie na de lunch?
• Hoeveel personen verwacht je dat er aanwezig zijn bij de lunch?

Ik realiseer me dat je vandaag een volle agenda hebt. Maar kun je deze vragen toch uiterlijk morgenochtend 10.00 uur beantwoorden? Dan zorg ik dat de uitnodiging vóór de lunch eruit gaat.

Alvast dank je wel! Esther

En… nog één bonustip…

Mail je meerdere personen? Zet dan in de mail @naam voor wie een bepaalde vraag of verzoek bedoeld is. Desnoods weer vet of gemarkeerd. Zo bereik je dat die betreffende lezer zich aangesproken en verantwoordelijk voelt om aan jouw verzoek te voldoen.

Ik hoop dat je geïnspireerd bent geraakt om jouw volgende mail een stuk effectiever op te stellen en of je verschil merkt. Leuk natuurlijk als je me dat even laat weten onderaan deze blog of via contact@succesprofessional.nl.

Op jouw schrijfsucces!
Esther