Laat sterren stralen!

Bereik succes en bewondering met betere gesprekken, teksten en presentaties

menu

  • Voor wie
  • Over mij
  • Programma’s
    • Verdubbel je Schrijfsucces!
    • Schrijf-Simpelpakket
    • Verdubbel je Presentatiesucces!
    • In-company trainingen (o.a. ook: gesprekken voeren)
  • Gratis
    • [Gratis webinar] Met zelfvertrouwen teksten schrijven voor je werk
    • Trainingsvideo’s ‘Meest gemaakte communicatiemissers’
    • Gratis intakegesprek
  • Blogs
  • Contact

Zó krijg je sneller antwoord op je e-mails!

28 januari 2020 Door Jerry Tieben 5 Reacties

De tijd dringt. Maar, je hebt nog antwoorden nodig van je collega op een paar belangrijke vragen voordat je verder kunt. Of je wacht op een akkoord van je projectleider. Of je opdrachtgever moet bepaalde documentatie aanleveren. Snel stuur je daarom een mailtje en begint Het-Grote-Wachten. De bal ligt nu bij de ander… maar de tijd tikt door.

Gelukkig kun jij zelf jouw e-mails effectiever te maken. Met de volgende tien schrijftips krijg je sneller antwoord op je e-mail en kun jij weer verder!

  1. Bepaal vooraf wat je concreet van je lezer verwacht met jouw e-mail. Jouw mail is immers een middel om een doel te bereiken.
  2. Maak een actie voor de lezer die het liefst in maximaal twee tot drie minuten te doen is. De kans dat iemand dit direct even afhandelt is dan aanzienlijk groter dan wanneer je verzoek bijvoorbeeld meer tien minuten in beslag neemt. Verwacht je toch dat jouw verzoek meer dan tien minuten tijd kost? Bel dan degene om jouw e-mail aan te kondigen en te overleggen óf en wanneer het uitkomt.
  3. Benut de inleiding van de mail om ook direct duidelijk te maken wat je van de lezer verwacht. Zo zorg je dat jouw lezer na de eerste zin(nen) weet wat hij of zij moet doen en met díe wetenschap verder leest.
  4. Gebruik deze handige ezelsbrug voor de inleiding: A2: Aanleiding x Aankondiging. Dus: wat is de aanleiding van jouw e-mail en wat is er aan te kondigen? Zo neem jij je lezer mee in de tekst en komt die niet plompverloren uit de lucht vallen.
  5. Bepaal een concrete deadline en verwerk deze ook in je mailtekst.
  6. Bedenk wat de gevolgen zijn van jouw gevraagde actie(s) en maak dit in je mailtekst expliciet. Wat is het resultaat als de lezer de mail WEL vlot beantwoordt? Wat is het risico als de lezer dit NIET doet? Het mooist is natuurlijk dat dit gevolgen zijn waar de lezer ook belang bij heeft.
  7. Leef je in in eventuele bezwaren van de lezer. Heeft Paul het druk? Is Marjan de hele dag onderweg? Is Ria veel in overleg? Leef mee en laat in je mailtekst merken dat je je dit beseft.
  8. Houd de totale mailtekst kort! Dit is echt belangrijk, anders haakt jouw lezer af, verdwaalt hij of zij in je tekst en maak je het er niet helderder op wat hij of zij moet doen. Zeker omdat mails vaak op een mobiele telefoon worden gelezen en afgehandeld. Stap dus niet in de valkuil dat je denkt duidelijker te zijn door méér uit te leggen.
  9. Markeer jouw verzoek of vraag of andere belangrijke informatie in vet of met een kleur.
  10. Zet qua tekst bij elkaar wat bij elkaar hoort en maak hier alinea’s van die maximaal 7 regels heeft, met witregels ertussen. Zet er eventueel kopjes boven. Maak bovendien je zinnen niet langer dan zo’n 12 woorden. Zo maak je je tekst toegankelijk: één die uitnodigt om te lezen in plaats van een lang tekstblok van beton.

Een voorbeeldtekst met bovenstaande tips is bijvoorbeeld:

Hai Hans,

Volgende week vindt die bijeenkomst plaats voor de collega’s van Bedrijfsvoering. Ik heb nog drie vragen om het programma helemaal rond te maken.

  • Hoeveel minuten zal ik voor de eerste spreker inruimen?
  • Wie begeleidt de discussie na de lunch?
  • Hoeveel personen verwacht je dat er aanwezig zijn bij de lunch?

Ik realiseer me dat je vandaag een volle agenda hebt. Maar kun je deze vragen toch uiterlijk morgenochtend 10.00 uur beantwoorden? Dan zorg ik dat de uitnodiging vóór de lunch eruit gaat.

Alvast dank je wel! Esther

En… nog bonustip 11!

Mail je meerdere personen? Zet dan in de mail @naam voor wie een bepaalde vraag of verzoek bedoeld is. Desnoods weer vet of gemarkeerd. Zo bereik je dat de betreffende lezer zich aangesproken en verantwoordelijk voelt om aan jouw verzoek te voldoen.

Ik hoop dat je geïnspireerd bent geraakt om jouw volgende mail een stuk effectiever op te stellen. En of je verschil merkt! Leuk natuurlijk als je me dat even laat weten onderaan deze blog of via contact@succesprofessional.nl.

Op jouw succes!
Esther

Wil je boeiend communiceren?

30 tips voor succesvol spreken en schrijven

VRAAGDIRECTAAN

 

Categorie: Lekker leesbaar schrijven, Omgaan met spanning en onzekerheid, Van veel gedachten naar een heldere tekst

Comments

  1. Joost Botter zegt

    10 juni 2020 at 15:09

    Sluit me er helemaal bij aan. Heb nog wel 1 extra bonustip voor je:

    – Stel je meerdere vragen gebruik dan een genummerde opsomming.

    Daarmee kun je sneller en makkelijker op een bepaalde vraag terugkomen.
    ‘Zou je nog antwoord kunnen geven op vraag 3?’

    Beantwoorden
    • Esther Bosmans zegt

      10 juni 2020 at 18:24

      Ja, goeie Joost! Dank voor de aanvulling.

      Beantwoorden
  2. Patricia zegt

    26 juni 2020 at 05:12

    Bedankt voor je tips Esther.
    Geen nieuws voor mij, wel een geheugen opfrisser.

    Beantwoorden
  3. Bart zegt

    27 juni 2020 at 21:00

    Leuke tips. Bedankt Esther. Wel oppassen met gebruik van kleur in je tekst. Dit is voor veel filters een reden om de mail naar de spam te verwijzen. Dan wordt het vaak langer wachten op antwoord 🙂

    Beantwoorden
    • Esther Bosmans zegt

      5 januari 2021 at 10:52

      Aha dank je wel. Ik neem het mee!

      Beantwoorden

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

INSPIRATIE VOOR …

  • Boeiende presentaties bouwen
  • Lekker leesbaar schrijven
  • Omgaan met spanning en onzekerheid
  • Presentatie geven
  • Sturen van gesprekken
  • Van veel gedachten naar een heldere tekst

WAT KLANTEN ZEGGEN

Contactgegevens

Esther Bosmans

SuccesProfessional
Esther Bosmans
Molenstraat-Centrum 1
7311 XG Apeldoorn

Telefoon: (06) 1054 0036
contact@succesprofessional.nl

KvK-nr: 50954008
Btw-nr: NL001866052B88
Rek-nr: NL89 TRIO 0390 4486 56

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
Copyright © 2017 · SuccesProfessional · Molenstraat-Centrum 1 7311 XG Apeldoorn · (06) 1054 0036 · contact@succesprofessional.nl · Algemene voorwaarden