De tijd dringt. Maar, je hebt nog antwoorden nodig van je collega op een paar belangrijke vragen voordat je verder kunt. Of je wacht op een akkoord van je projectleider. Of je opdrachtgever moet bepaalde documentatie aanleveren. Snel stuur je daarom een mailtje en begint Het-Grote-Wachten. De bal ligt nu bij de ander… maar de tijd tikt door.
Gelukkig kun jij zelf jouw e-mails effectiever te maken. Met de volgende tien schrijftips krijg je sneller antwoord op je e-mail en kun jij weer verder!
- Bepaal vooraf wat je concreet van je lezer verwacht met jouw e-mail. Jouw mail is immers een middel om een doel te bereiken.
- Maak een actie voor de lezer die het liefst in maximaal twee tot drie minuten te doen is. De kans dat iemand dit direct even afhandelt is dan aanzienlijk groter dan wanneer je verzoek bijvoorbeeld meer tien minuten in beslag neemt. Verwacht je toch dat jouw verzoek meer dan tien minuten tijd kost? Bel dan degene om jouw e-mail aan te kondigen en te overleggen óf en wanneer het uitkomt.
- Benut de inleiding van de mail om ook direct duidelijk te maken wat je van de lezer verwacht. Zo zorg je dat jouw lezer na de eerste zin(nen) weet wat hij of zij moet doen en met díe wetenschap verder leest.
- Een handige ezelsbrug voor de inleiding is overigens de A2: Aanleiding x Aankondiging. Dus: wat is de aanleiding van jouw e-mail en wat is er aan te kondigen? Zo neem jij je lezer mee in de tekst en komt die niet plompverloren uit de lucht vallen.
- Bepaal een concrete deadline en verwerk deze ook in je mailtekst.
- Bedenk wat de gevolgen zijn van jouw gevraagde actie(s) en maak dit in je mailtekst expliciet. Wat is het resultaat als de lezer de mail WEL vlot beantwoordt? Wat is het risico als de lezer dit NIET doet? Het mooist is natuurlijk dat dit gevolgen zijn waar de lezer ook belang bij heeft.
- Leef je in in eventuele bezwaren van de lezer. Heeft Paul het druk? Is Marjan de hele dag onderweg? Is Ria veel in overleg? Leef mee en laat in je mailtekst merken dat je je dit beseft.
- Houd de totale mailtekst kort! Dit is echt belangrijk, anders haakt jouw lezer af, verdwaalt hij of zij in je tekst en maak je het er niet helderder op wat hij of zij moet doen. Zeker omdat mails vaak op een mobiele telefoon worden gelezen en afgehandeld. Stap dus niet in de valkuil dat je denkt duidelijker te zijn door méér uit te leggen.
- Markeer jouw verzoek of vraag of andere belangrijke informatie in vet of met een kleur.
- Zet qua tekst bij elkaar wat bij elkaar hoort en maak hier alinea’s van die maximaal 7 regels heeft, met witregels ertussen. Zet er eventueel kopjes boven. Maak bovendien je zinnen niet langer dan zo’n 12 woorden. Zo maak je je tekst toegankelijk: één die uitnodigt om te lezen in plaats van een lang tekstblok van beton.
Een voorbeeldtekst met bovenstaande tips is bijvoorbeeld:
Hai Hans,
Volgende week vindt die bijeenkomst plaats voor de collega’s van Bedrijfsvoering. Ik heb nog drie vragen om het programma helemaal rond te maken.
- Hoeveel minuten zal ik voor de eerste spreker inruimen?
- Wie begeleidt de discussie na de lunch?
- Hoeveel personen verwacht je dat er aanwezig zijn bij de lunch?
Ik realiseer me dat je vandaag een volle agenda hebt. Maar kun je deze vragen toch uiterlijk morgenochtend 10.00 uur beantwoorden? Dan zorg ik dat de uitnodiging vóór de lunch eruit gaat.
Alvast dank je wel! Esther
En… nog bonustip 11!
Mail je meerdere personen? Zet dan in de mail @naam voor wie een bepaalde vraag of verzoek bedoeld is. Desnoods weer vet of gemarkeerd. Zo bereik je dat de betreffende lezer zich aangesproken en verantwoordelijk voelt om aan jouw verzoek te voldoen.
Ik hoop dat je geïnspireerd bent geraakt om jouw volgende mail een stuk effectiever op te stellen. En of je verschil merkt! Leuk natuurlijk als je me dat even laat weten onderaan deze blog of via contact@succesprofessional.nl.
Op jouw succes!
Esther
Geef een reactie