Schrijf jij in je werk wel eens teksten voor burgers, bewoners, particulieren of consumenten? E-mails of brieven? Of teksten voor op de website of in brochures? Benut onderstaande tien trucs om jouw teksten duidelijk en begrijpelijk te maken. Zo vergroot je de kans dat de lezer doet wat jij wilt, niet afhaakt na het lezen van de eerste zinnen of jou benadert met allerlei vragen over de tekst.

Duidelijke teksten is de wens van het merendeel van de bevolking

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stimuleert al jaren dat professionals vanuit de overheid duidelijker en begrijpelijker communiceren. Ook banken en verzekeraars nemen dit serieus. Het advies is dan ook om alle teksten die bestemd zijn voor ‘familie Doorsnee’ te schrijven op taalniveau B1. Dit geldt vooral voor web- en brochureteksten, maar ook e-mails en brieven.

Taalniveau B1 is eenvoudig Nederlands die het overgrote deel van de bevolking begrijpt. Het is overigens aangetoond dat ook hoger opgeleiden en professionals meestal liever teksten op B1-niveau lezen. Het leest makkelijker en is sneller duidelijk wat de bedoeling van de tekst is. Zeker als je de tekst online leest, bijvoorbeeld op je smartphone. Dit filmpje geeft je een leuk inzicht in de beleving van nietsvermoedende lezers van een zakelijke brief:

Als je de volgende tien schrijftrucs volgt, maak je jouw teksten een stuk begrijpelijker!

  1. Allereerst: zet je opvatting opzij dat met dit streven naar begrijpelijke teksten sprake is van taalverloedering of -verarming. Sommige schrijvers zijn nog steeds groot fan van ambtelijke, gewichtige of hoogdravende taal en vallen hier hun nietsvermoedende lezers ook mee lastig. Anderen schrijven zo omdat hun collega’s dit ook doen of ‘we het altijd zo deden’. In mijn ogen is het gebruik van moeilijke taal in teksten voornamelijk een teken van onzekerheid en van borstklopperij in de veronderstelling alleen dán professioneel te zijn. Ook is het ergens een bepaalde vorm van gemak: schrijven in abstracte en vage schrijftaal vergt vaak minder moeite dan een heldere boodschap compact op papier krijgen.

Misschien heb je het idee van: de lezer komt er wel uit. Dat is namelijk niet zo. Span je dus in om scherp te krijgen wát je nu precies de lezer wilt overbrengen: wat het doel is van deze tekst op dit moment voor deze lezer(s). Vaak zit je zelf goed in de materie, dus begrijp je een moeilijkere tekst die je zelf geschreven hebt vaak wel. Het is misschien moeilijk om in te schatten. De volgende tips helpen om jouw tekst te screenen of hij duidelijk genoeg is.

  1. Zet direct in de inleiding wat de lezer moet DOEN na het lezen van jouw tekst. Daarmee maak je het doel van jouw tekst direct duidelijk. Ook als de lezer niet iets hoeft te doen is het fijn het doel direct in de inleiding te lezen, direct na de aanleiding van de tekst. Een voorbeeld is:

Komende week vinden op donderdag en vrijdag in uw straat onderhoudswerkzaamheden plaats aan het asfalt. Wij verzoeken u vriendelijk deze twee dagen uw auto elders in de wijk te parkeren. In deze brief leggen wij u uit wat u verder kunt verwachten.

  1. Maak in je e-mails, brieven of webteksten kopjes die vet zijn. Dit zorgt voor contrast en nodigt uit om verder te lezen. Bovendien geeft het structuur in je tekst.
  2. Zet onder die kopjes de alinea’s die maximaal 7 regels lang zijn. Zet daarin bij elkaar wat bij inhoudelijk gezien elkaar hoort.
  3. Maak zinnen van maximaal 12 woorden. Gebruik één zin per boodschap.
  4. Zet de Als-Dan-constructie liever in een Vraag-Uitleg-constructie.
Dus niet zo: Maar wel zo:
Als u een vraag hebt over het aanleveren van alle documenten, dan kunt u contact opnemen met de projectleider van dit project. Hebt u een vraag over het aanleveren van alle documenten? Neemt u dan contact op met de projectleider van dit project.
  1. Voorkom zoveel mogelijk de passieve schrijfstijl. Dit herken je aan het veelvuldig gebruik van ‘worden’ in je tekst of vervoegingen hiervan. De actieve schrijfstijl laat alle werkwoorden mooier werken en levert een leesbaardere tekst op.
  2. Schrap zoveel mogelijk hulpwerkwoorden zoals: kunnen, zullen, gaan, willen, moeten, dienen.
Dus niet zo: Maar wel zo:
Wij willen u uitnodigen voor de bijeenkomst die zal worden gehouden in het buurthuis. Wij nodigen u uit voor de bijeenkomst die plaatsvindt in het buurthuis.
  1. Gebruik geen jargon of afkortingen zonder ze uit te leggen. En vermijd moeilijke, formele of ouderwetse woorden.
Dus niet zo: Maar wel zo:
Betreffende Over
Relevant Belangrijk
Prioriteit Voorkeur/voorrang
Verstrekken Geven
  1. Gaat jouw tekst naar een grote lezersgroep? Of is jouw tekst erg belangrijk? Laat hem dan zeker checken door een collega met een vaardige pen of één of enkele lezers uit de beoogde lezersgroep.

Wil je meer leren over het schrijven van begrijpelijke teksten? Wie weet kan ik je verder helpen!