Vaak hoor ik mensen verzuchten: hoe krijg ik m’n tekst of presentatie toch wat korter? Het kán gewoon niet! Wel… dat kan natuurlijk best ;-). De oorzaak dat mensen dit vaak lastig vinden? In 90%: een verkeerde voorbereiding.

Het gebruik van de computer is daar een fatale valkuil in. Vaak beginnen mensen direct aan hun tekst te schrijven en al knippend, plakkend en deletend komen ze tot de vaak te lange eindversie. Of bij een presentatie start de voorbereiding met het openen van PowerPoint en hup, daar maken we onze hele presentatie stap voor stap, slide voor slide in klaar. Niet bewust van de grote hoeveelheid sheets die gaandeweg als een lange kralenketting aan elkaar worden geplakt.

Kortom, een bondige tekst of presentatie vergt dus een andere aanpak. Waar zit ‘m nu het geheim?

Dat zit ‘m in de pen. Jawel, simpelweg: pak bij je voorbereiding een leeg blaadje en een prettige pen. En kladder er vervolgens vrijuit op los in plaats van meteen achter die computer gaan zitten en al aan je definitieve versie te werken. Wat schrijf je dan op? Dat zijn in ieder geval vier dingen:

      1. Beschrijf je lezers of publiek. Voor wie is deze tekst of presentatie? Wat houdt hen bezig, gegeven mijn onderwerp? Waar zitten ze mee? Waar hebben zij behoefte aan?
      2. Maak een mindmap. Welke onderwerpen zitten allemaal in jouw hoofd als je aan jouw onderwerp denkt? Maak je hoofd leeg op een kladje. En zie van een afstand een eerste structuur ontstaan.
      3. Formuleer je kernboodschap. Uitgaande van dit publiek: wat is de belangrijkste boodschap die je met deze tekst of presentatie op dit moment wilt meegeven?
      4. Stel een grove structuur op. Laat bovenstaande op je inwerken en kom met een kapstok van zo’n 3 tot 5 onderdelen tot een opzet van je tekst of presentatie.

Werk hierna in de computer (ja, nu mag hij weer aan!) je tekst of presentatie verder uit. Bepaal vooraf een maximum aantal pagina’s of sheets. Denk regelmatig goed aan je structuur en de kernboodschap en vraag je bij alles dat je uitwerkt af:

      • Moet dit er echt in?
      • Kan het misschien in een bijlage? Of is dit misschien iets voor later in een gesprek of discussie?
      • Wat heeft mijn lezer of publiek hier aan?

Met deze aanpak is de kans vrij groot dat je echt een tekst of presentatie in elkaar zet waar je een stuk beter hebt nagedacht over waaróm je dit vermeldt. En als klap op de vuurpijl: je bewijst je lezers, publiek én jezelf er een grote dienst mee. Zij volgen jou veel beter en daar heb jij weer profijt van!