Vaak hoor ik mensen verzuchten: hoe krijg ik m’n tekst of presentatie toch wat korter? Het kán gewoon niet! Wel… dat kan natuurlijk best ;-). De oorzaak dat mensen dit vaak lastig vinden? In 90%: een verkeerde voorbereiding.
Het gebruik van de computer is daar een fatale valkuil in. Vaak beginnen mensen direct aan hun tekst te schrijven en al knippend, plakkend en deletend komen ze tot de vaak te lange eindversie. Of bij een presentatie start de voorbereiding met het openen van PowerPoint en hup, daar maken we onze hele presentatie stap voor stap, slide voor slide in klaar. Niet bewust van de grote hoeveelheid sheets die gaandeweg als een lange kralenketting aan elkaar worden geplakt.
Kortom, een bondige tekst of presentatie vergt dus een andere aanpak. Waar zit ‘m nu het geheim?
Dat zit ‘m in de pen. Jawel, simpelweg: pak bij je voorbereiding een leeg blaadje en een prettige pen. En kladder er vervolgens vrijuit op los in plaats van meteen achter die computer gaan zitten en al aan je definitieve versie te werken. Wat schrijf je dan op? Dat zijn in ieder geval vier dingen:
- Beschrijf je lezers of publiek. Voor wie is deze tekst of presentatie? Wat houdt hen bezig, gegeven mijn onderwerp? Waar zitten ze mee? Waar hebben zij behoefte aan?
- Maak een mindmap. Welke onderwerpen zitten allemaal in jouw hoofd als je aan jouw onderwerp denkt? Maak je hoofd leeg op een kladje. En zie van een afstand een eerste structuur ontstaan.
- Formuleer je kernboodschap. Uitgaande van dit publiek: wat is de belangrijkste boodschap die je met deze tekst of presentatie op dit moment wilt meegeven?
- Stel een grove structuur op. Laat bovenstaande op je inwerken en kom met een kapstok van zo’n 3 tot 5 onderdelen tot een opzet van je tekst of presentatie.
Werk hierna in de computer (ja, nu mag hij weer aan!) je tekst of presentatie verder uit. Bepaal vooraf een maximum aantal pagina’s of sheets. Denk regelmatig goed aan je structuur en de kernboodschap en vraag je bij alles dat je uitwerkt af:
- Moet dit er echt in?
- Kan het misschien in een bijlage? Of is dit misschien iets voor later in een gesprek of discussie?
- Wat heeft mijn lezer of publiek hier aan?
Met deze aanpak is de kans vrij groot dat je echt een tekst of presentatie in elkaar zet waar je een stuk beter hebt nagedacht over waaróm je dit vermeldt. En als klap op de vuurpijl: je bewijst je lezers, publiek én jezelf er een grote dienst mee. Zij volgen jou veel beter en daar heb jij weer profijt van!
Superfijn als extra info op de punten uit de video’s.
Als ik communiceer met mensen via de mail krijg ik te horen je valt mensen aan. En dat is echt niet het geval. Ik moet dit telkens in verdediging uit leggen.
Ach en wee, tekst luistert altijd nauw. De lezer ziet jouw gezichtsuitdrukking niet en er is geen dialoog mogelijk. Als je tekst aanvallend overkomt, is dat mogelijk wel het effect, maar vast niet je intentie. Hier is veel over te zeggen. Belangrijke regel: zodra er emoties in het spel zijn, is het aan te bevelen maar liever in gesprek te gaan in plaats van te schrijven.
Hoi Hoi,
Ik ben namelijk een student in de hogeschool en ook een moeder van 3 prachtige kinderen. Mijn dilemma is het structueel schrijven van een tekst, ik ben 48 jaar en tref wel veel drempels om mij in te spannen om hetgeen ik denk structueel neer te schrijven. De feedback die ik vaak krijg is dat mijn teksten chaotisch zijn.
Hai, ach wat vervelend Aabbou. Mogelijk heb je al eens het gratis webinar van me meegemaakt? Anders zou ik me daar zeker even voor aanmelden. Als je het op prijs stelt samen eens te bellen om te kijken welke mogelijkheden er zijn je hierbij te helpen, mag je me altijd een mailtje sturen naar contact@succesprofessional.nl. Succes! Esther
Zowel met pen als op de pc schrijf ik ontzettend veel. Binnenkort wordt er een blog uit mijn brein verwacht over de functie van mijn expertise binnen mijn organisatie waar ik als 51 jarige en in de zomer afgestudeerde persoon nog maar sinds vijf maanden werk. De brainstorm op papier is me zeker niet onbekend maar het was prettig om even de ‘regels’ weer opgenoemd te krijgen. Zelf schrijf ik al jaren columns. Maar dat is een andere tak van sport, merk ik.
Hai Els en dank voor je leuke reactie. En inderdaad, columns merk ik ook dat dit iets heel anders van je vraagt als schrijver. Welke verschillen zie jij vooral? Groet, Esther
Bij het schrijven van columns heb je meer fictievrijheid. Blogs bevatten feiten en bevindingen (mogelijk aangevuld met bronvermelding). Voor mijn opleiding ervaringsdeskundigheid in zorg en welzijn (niveau 5, Hanzehogeschool Groningen) moesten er veel verslagen worden geschreven. Dat vergt nauwkeurigheid. Columns rollen me zo uit de mouw.
Hi Esther, ik ga dit morgen eens bewuster toepassen. Want ik herken het teveel tekst. Thanks voor het delen!