Waar gewerkt wordt, vallen spaanders. Waar samen gewerkt wordt ook.
Jij hebt vast zo je eigen gebruiksaanwijzing. Je collega’s ook. Door daarover met elkaar in gesprek te gaan krijg je daar meer zicht op, snap je elkaar beter. Kun je er zelfs rekening mee houden. Dit alles versterkt het onderlinge vertrouwen, dat weer zorgt voor betere prestaties.
Geen vuiltje aan de lucht dus, zou je zeggen!
Maarja, de praktijk is vaak weerbarstiger. Opvallend veel mensen lopen rond met oordelen over een collega, roddelen over anderen, ontlopen iemand, steken als een struisvogel hun kop in ’t zand… Of er vinden misschien zelfs pesterijen plaats. Allemaal symptomen van opgekropte ‘spaanders in de samenwerking’.
Hoe doe je dat goed, dat ‘in gesprek gaan’? Het gaat blijkbaar niet van nature. Als ik me stoor aan iemand waarmee ik samenwerk, vind ook ik ’t maar wát spannend om dat ter sprake te brengen…
In m’n vorige blog las je over de vijf verschillende communicatiestijlen die er bestaan. Drie daarvan zijn overblijfselen uit de reptielentijd:
- Vechten (doordrukken)
- Vluchten (toegeven)
- Bevriezen (vermijden)
Als je in een spannende situatie zit, heb je vaak een voorkeur voor één van de drie. Hoewel ik in de sport graag mag aanvallen, ben ik een rasechte verdediger als ’t om communicatie gaat. Ik geef (te) vaak toe. Of ik zit op de tribune; dan vermijd ik lastige gesprekken.
Sinds ik dit weet, probeer ik deze primaire reptielenneiging van mezelf te ‘overrulen’ met een praktische ezelsbrug, samengesteld uit alle feedbackregels, trainingservaring en eigen experimenten. Hij helpt me echt!
Ik weet bijna zeker dat deze aanpak voor jou ook goed werkt om ‘in gesprek te gaan’ met iemand met wie je een ‘spaander in de samenwerking’ wilt bespreken. De voordelen ervan zijn:
- Je kunt je goed voorbereiden, waardoor de kans verkleint dat je dit gesprek blijft vermijden;
- Je houdt jouw boodschap kort en komt tot de kern, waardoor het gesprek overzichtelijk wordt en je ook weer de kans verkleint dat je dit gesprek ontloopt;
- Je staat goed voor jouw belangen, zonder aan te vallen;
- Je blijft in contact met de ander en hebt ook oog voor zijn/haar belangen;
- Je zet in op win-win als ’t om de oplossing gaat.
Die ezelsbrug is (trommelgeroffel klinkt):
- IK
- MIJ
- JIJ?
- EN NU?
Per stap ziet ’t er als volgt uit:
- IK
IK zie/zag, merk/merkte of hoor/hoorde: je noemt een of twee feiten die jij bij de ander waarneemt of hebt waargenomen. Feiten kan een ander niet bediscussiëren, vandaar. Probeer in één of twee zinnen de essentie te vatten. Ga bij deze stap niet ‘ns even lekker op de praatstoel zitten, maar houd het kort. Om deze reden is het belangrijk dat je dit echt even voorbereidt.
- MIJ
Het effect op MIJ (gevoelens) en/of de taak. Ook hier: pak de essentie, probeer hier maximaal één of twee zinnen van te maken en weid niet teveel uit. Je houdt met deze stap de ander een spiegel voor wat de consequenties van zijn/haar acties/gedrag zijn.
- JIJ?
Geef expliciet het woord aan de ANDER: het is hoog tijd om weer contact te leggen met je gesprekspartner. Begrijpt die wat je zegt? Herkent die er iets van? Vraag er echt naar, laat een stilte vallen, geef ruimte om te reageren. En vooral: schiet nu NIET in de verdediging, maar vat kort samen wat die ander jou weer probeert te vertellen, ook al verdedigt die zich wel. Die ander schrikt namelijk vaak wat van jouw heldere boodschap en probeert z’n vege lijf te redden. Als jij de ander hebt samengevat, herhaal daarna eventueel nog eens jouw boodschap uit stap 1 en 2 en vraag daar ook begrip voor.
- EN NU?
Op enig moment (je voelt wel wanneer) doe jij eens een eerste voorstel voor hoe nu verder. Je legt een idee of wens op tafel hoe jij in de toekomst graag met elkaar omgaat. Vraag daarbij ook zeker de ander expliciet of die nog ideeën heeft over ‘hoe nu verder’ en maak de ander zo medeverantwoordelijk voor een betere samenwerking in de toekomst.
Alternatief is dat je het meer opengooit en de vraag op tafel legt: En nu? Zo probeer je meer samen tot een oplossing te komen. Probeer met de uiteindelijke oplossing altijd rekening te houden met wat voor jou belangrijk is, maar ook wat voor de ander belangrijk is. Maak er een gezamenlijk iets van.
In de praktijk komt dit bijvoorbeeld neer op:
- “Ik heb geconstateerd dat je nu voor de derde keer niet hebt gemeld dat je de deadline niet gaat halen, terwijl we volgens mij hadden afgesproken dat je me vóór de deadline zou melden als ’t je niet gaat lukken.
- Effect is dat ik nu wederom de klant moet bellen die daardoor vast boos op mij gaat worden. Ik zie daar nogal tegenop, tegen dat telefoongesprek. En ik begin ook een beetje het vertrouwen in jou te verliezen, of ik nog wel van je op aan kan als we iets afspreken.
- “Begrijp je wat ik bedoel?”
(…gevolgd door een stilte… Jij kunt even bijkomen en de ander kan de boodschap tot zich laten doordringen en erop reageren. Daarop zou jij weer kunnen doorvragen met iets als: “Wat is de reden dat je me dit niet hebt gemeld?” …en er volgt een gesprek over wat er in de betreffende collega omgaat, wat hem/haar weerhield om zich aan de afspraak te houden)
- “En nu?”
(…in dit specifieke geval zou ik zeker de ander een eerste voorstel laten doen over hoe we hier in de toekomst mee omgaan en daarna samen tot een acceptabele oplossing voor de toekomst komen; één die mij genoeg vertrouwen geeft).
Nu jij…
Is er een collega die jij al een poosje ontloopt, terwijl je van binnen weet dat je hem/haar eigenlijk iets te zeggen hebt? Als je een steuntje nodig hebt, beschrijf dan kort jouw situatie in de reactie hieronder en ik help je op weg! Heb je de ezelsbrug toegepast? Dan ben ik oprecht nieuwsgierig naar jouw ervaringen ermee!
Ik wens je hoe dan ook veel succes en goede gesprekken toe.